คอมพิวเตอร์กราฟิกและแอนิเมชันน่ารู้

1. คอมพิวเตอร์กราฟิก กราฟิกและความหมายของกราฟิก กราฟิก คือ การสร้างและการจัดการกับภาพกราฟิกโดยใช้คอมพิวเตอร์ซึ่งในปัจจุบันมีการใช้ ภาพกราฟิกกับงานสื่อสิ่งพิมพ์ ในหลายๆประการและสิ่งสําคัญที่จะทําให้การประยุกต์ใช้งานคอมพิวเตอร์กราฟิกเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพคือจะต้องมีความเข้าใจกับ ชนิดของภาพในงานคอมพิวเตอร์กราฟิกและรูปแบบของไฟล์กราฟิกที่ใช้กับงานออกแบบสิ่งพิมพ์ กราฟิกเป็นศิลปะแบบหนึ่งที่แสดงออกถึงความคิดอ่านและอารมณ์โดยใช้เส้น รูปภาพ ภาพเขียนหยาบๆ ไดอะแกรม ฯลฯ กราฟิกเป็นการสื่อความหมายด้านการใช้ภาพวาด ภาพสเกต แผนภาพ การถ่ายภาพ และอื่นๆ ที่ต้องอาศัยศิลปะ เข้ามาช่วยเพื่อทำให้ผู้ดูเกิดความคิดและการตีความหมายได้ตรงตามที่ผู้ส่งสารต้องการ เช่น แผนภูมิ แผนภาพ ภาพโฆษณา การ์ตูน เป็นต้น วัสดุที่เกิดจากการวาดและการเขียนงานออกแบบต่างๆ ในสิ่งที่เป็นวัตถุ 2 มิติ มีความกว้างและความยาวเท่ากัน อันได้แก่ งานสถาปนิกในการเขียนแปลนบ้าน การเขียนภาพเหมือนของจิตรกร การออกแบบโฆษณาของช่างออกแบบ กราฟิกเป็นศิลปะหรือศาสตร์ในการเขียนภาพลายเส้น รวมไปถึงการพิมพ์ การแกะสลัก การถ่ายภาพ และการจัดทำหนังสือ เพราะเหตุนี้ กราฟิก จึงหมายถึง ศิลปะแขนงหนึ่งซึ่งใช้การสื่อความหมายด้วยการใช้เส้น ภาพวาด สัญลักษณ์ ภาพถ่าย กราฟ แผนภูมิ การ์ตูน ฯลฯ เพื่อให้สามารถสื่อความหมายของข้อมูลได้ถูกต้องตรงตามที่ผู้รับสารต้องการ คอมพิวเตอร์กราฟิกและความหมายของคอมพิวเตอร์กราฟิก คอมพิวเตอร์กราฟิกส์ (computer graphics) หรือในศัพท์บัญัติว่า วิชาเรขภาพคอมพิวเตอร์ คือหนึ่งในศาสตร์ องค์ความรู้ ของระเบียบวิธีการแก้ปัญหาเชิงคอมพิวเตอร์ (computing methodology) ที่แก้ปัญหาเกี่ยวกับเรื่องของภาพหรือการแสดงภาพ โดยเน้นการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ให้ข้อมูลนำเข้าเป็นข้อมูลตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญญานต่าง ๆ แทน ตำแหน่งพิกัด สี รูปทรง ความสว่าง ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับงานกราฟิกนั้นสามารถใช้ระบบคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลโดยทั่วไปได้ โดยมีการเพิ่มเติมอุปกรณ์บางประการให้กับระบบคอมพิวเตอร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล การนำเข้าข้อมูล การแสดงผลข้อมูลแบบกราฟิก ในบทนี้จะกล่าวถึงความหมายของคอมพิวเตอร์กราฟิก ระบบคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่าง ๆ สำหรับงานกราฟิก ดังนั้น คอมพิวเตอร์กราฟิก จึงหมายถึง การสร้าง การตกแต่งแก้ไข หรือการจัดการเกี่ยวกับรูปภาพ โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการจัดการ ยกตัวอย่างเช่น การทำ Image Retouching ภาพคนแก่ให้มีวัยที่เด็กขึ้น การสร้างภาพตามจินตนาการ และการใช้ภาพกราฟิกในการนำเสนอข้อมูลต่างๆ เพื่อให้สามารถสื่อความหมายได้ตรงตามที่ผู้สื่อสาร ต้องการและน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยกราฟ แผนภูมิ แผนภาพ เป็นต้น ภาพกราฟิกแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ -กราฟิกแบบ 2 มิติ เป็นภาพที่พบเห็นโดยทั่วไป เช่น ภาพถ่าย รูปวาด ภาพลายเส้น สัญลักษณ์ กราฟ รวมถึงการ์ตูนต่างๆ ในโทรทัศน์ -กราฟิกแบบ 3 มิติ เป็นภาพกราฟิกที่ใช้โปรแกรมสร้างภาพ 3 มิติโดยเฉพาะ เช่น โปรแกรม 3Ds Max โปรแกรม Maya เป็นต้น กราฟิกแบบ 2 มิติ คือ ศิลปะแขนงหนึ่งซึ่งใช้สื่อความหมายด้วยเส้น สัญลักษณ์ รูปวาด ภาพถ่าย กราฟ แผนภูมิ การ์ตูน ฯลฯ เพื่อให้สามารถสื่อความหมายข้อมูลได้ถูกต้องตรงตามที่ผู้สื่อสารต้องการ โดยมีลักษณะเป็น 2 มิติ คือ สามารถมองเห็นตามแนวแกน X(ความกว้าง) กับ แกน Y(ความยาว) ซึ่งต่างจาก 3 มิติ ซึ่ง 3 มิติ นั้นจะมีแกน Z (ความหนาหรือความสูง) เพิ่มเข้ามา ทำให้เราเห็นเป็นรูปร่างที่ชัดเจนยิ่งขึ้น ส่วนรูปแบบหรือนามสกุลไฟล์ก็จะเป็น format รูปภาพทั่วๆไป เช่น .BMP, .PCX, .GIF, .JPG, .TIF, .WMF, .PNG เป็นต้น ซึ่งสามารถใช้โปรแกรม Adobe Photoshop, Illustrator, Freehand, Firework, Microsoft Visio, CorelDraw, GIMP เป็นต้น ความสำคัญและบทบาทของคอมพิวเตอร์กราฟิก งานกราฟิกสามารถสื่อความหมายระหว่างผู้ออกแบบกับผู้ชมได้โดยตรงเนื่องจากใช้ ภาพเป็นหลักในการสื่อสาร ทำให้เข้าใจได้ง่าย ถ้าผู้ออกแบบใส่จินตนาการและความคิดสร้างสรรค์ งานกราฟิกชิ้นนั้นก็จะยิ่งมีความน่าสนใจ และมีคุณค่าทางด้านศิลปะอีกด้วย แต่ถ้าภาพที่ใช้สื่อความหมายไม่ชัดเจน ผู้รับก็ไม่สามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง งานกราฟิกต่าง ๆ ถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นสัญลักษณ์แทนแก่นสารของประสบการณ์สำหรับมนุษย์ เพื่อให้มนุษย์ใช้เป็นสื่อในการคิดและสื่อสารความหมายถึงกัน ด้วยคุณสมบัติที่ดีของงานกราฟิกทำให้งานกราฟิกมีบทบาทสำคัญในการลดข้อจำกัดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเงื่อนเวลา ประสิทธิภาพของการคิด การบันทึกและการจำ ทำให้การสื่อความหมายต่อกันของมนุษย์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล และด้วยความเจริญก้าวหน้าทางวิชาการ ความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยี จำนวนประชากรโลกที่เพิ่มขึ้นและความเป็นโลกไร้พรมแดน ความแตกต่างระหว่างบุคคล เป็นเหตุผลสำคัญที่ทำให้มนุษย์จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับงานกราฟิกมากขึ้น 1) ความเจริญก้าวหน้าทางวิชาการ มนุษย์ประสบความสำเร็จในการค้นพบความจริง และกระบวนการทางธรรมชาติมากมาย ความรู้ที่ค้นพบใหม่นี้ ต้องการวิธีการและกระบวนการในการเก็บบันทึก การจำ และเผยแพร่ การใช้งานกราฟิกช่วยจะทำให้ได้ข้อมูลที่สามารถสื่อสารความหมายให้เข้าใจได้ง่ายและรวดเร็ว สื่อความคิดถึงกันและกันได้ชัดเจนถูกต้อง เพิ่มประสิทธิภาพให้กับการใช้ภาษาพูดและภาษาเขียน 2) ความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เทคโนโลยีเจริญก้าวหน้าเป็นอย่างมากในปัจจุบัน ทำให้เกิดเครื่องมือสำหรับสร้างงานกราฟิกที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถผลิตงานได้ รวดเร็ว มีปริมาณมาก ง่ายต่อการใช้งาน ราคาถูกลง และเผยแพร่ได้สะดวกกว้างไกล โดยเฉพาะการใช้คอมพิวเตอร์ในงานกราฟิก และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ความนิยมใช้งานกราฟิกช่วยในการสื่อความหมายจึงเกิดขึ้นแพร่หลายในสื่อเกือบทุกประเภท 3) จำนวนประชากรโลกที่เพิ่มขึ้น และความเป็นโลกไร้พรมแดน ประชากรโลกที่เพิ่มขึ้น อย่างรวดเร็ว การคมนาคมที่สามารถเดินทางไปทั่วทุกมุมโลกด้วยเวลาไม่มากนัก และ การสื่อสารที่มีเครือข่ายครอบคลุมทั่วโลก ทำให้เกิดความจำเป็นต่อการสื่อความหมายทางไกลระหว่างบุคคล และการสื่อความหมายกับประชากรกลุ่มใหญ่ในมุมต่าง ๆ ของโลก เพื่อดำเนินการถ่ายทอดความรู้ แลกเปลี่ยนวัฒนธรรม ความร่วมมือทางวิชาการ ธุรกิจ และอื่น ๆ ทุกสิ่งทุกอย่างต้องดำเนินการด้วยข้อจำกัดของเงื่อนเวลาและประสิทธิภาพของการสื่อความหมาย งานกราฟิกจึงเป็นเครื่องผ่อนแรงให้การสื่อความหมาย สามารถสื่อสารได้เข้าใจง่ายและถูกต้องในเวลาสั้น 4) ความแตกต่างระว่างบุคคล บุคคลแต่ละคนมีความแตกต่างกันในด้านต่าง ๆ เช่น ความคิด ความเข้าใจ ความสามารถ อัตราการเรียนรู้ วิธีการเรียนรู้ และอื่น ๆ ความแตกต่างเหล่านี้ทำให้การสื่อความหมายด้วยภาษาพูดและภาษาเขียนในบางครั้งไม่สามารถสร้างความเข้าใจได้ง่ายนัก การใช้งานกราฟิกเข้าช่วยจะทำให้ง่ายต่อการสื่อความหมาย เพิ่มประสิทธิภาพของการคิดในบุคคลที่มีความแตกต่างได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างคอมพิวเตอร์กราฟิก งานด้านศิลปะ การสร้างงานด้านศิลปะนับเป็นสิ่งสำคัญสำหรับมนุษยชาติ ศิลปินสามารถใช้สื่อต่าง ๆ ในการถ่ายทอดจินตนาการ อารมณ์ ความรู้สึกสู่ผู้ชมงานศิลปะนั้น คอมพิวเตอร์นับว่าเป็นอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพในการสร้างภาพกราฟิกเพื่อสื่อความหมาย เนื่องจากมีความยืดหยุ่นในการนำเสนอได้มาก การสร้างงานศิลปะอาจทำได้ตั้งแต่การวาดภาพโดยใช้โปรแกรมวาดภาพ ที่มีเครื่องมือให้สามารถใช้เมาส์แทนการใช้พู่กันและสี ในบางโปรแกรมสามารถปรับความหนักเบาของเส้นมาช่วยทำให้การวาดภาพเป็นธรรมชาติขึ้น บางโปรแกรมสามารถปรับแต่งภาพถ่าย มาเป็นภาพวาดสีน้ำ สีน้ำมัน หรือแบบอื่น ๆ ได้ และยังรวมความสามารถในการเลือกพื้นผิวสำหรับวาดภาพด้วย ในงานศิลปะการละคร ฟิล์มภาพยนตร์หรือวีดิทัศน์สามารถบันทึกภาพการแสดงได้ แต่ไม่สามารถเก็บรายละเอียดท่าทางของตัวละครแต่ละตัว การใช้คอมพิวเตอร์กราฟิกจะทำให้ผู้กำกับการแสดงสามารถวิเคราะห์ออกแบบท่าทางของนักแสดง กำกับบทบาทของตัวละครแต่ละคนบันทึกเป็นข้อมูล กำหนดฉาก แสง แล้วแสดงเป็นภาพการแสดงรวม ซึ่งสามารถตรวจสอบแก้ไขรายละเอียดทุกส่วน และนำไปสู่บทบาทการแสดงจริงบนเวที คอมพิวเตอร์กราฟิกสำหรับงานศิลปะการละครจะมีลักษณะการใช้งานคล้ายกับคอมพิวเตอร์กราฟิกช่วยในการออกแบบ 2. แอนิเมชัน แอนิเมชันและความหมายของแอนนิเมชัน แอนิเมชั่น คือ การทำให้ภาพนิ่งเกิดการเคลื่อนไหวในลักษณะต่างๆ โดยการมองภาพนิ่งที่มีลักษณะต่อเนื่องกันด้วยความเร็วที่ทำให้มองเห็นการเคลื่อนไหวที่กลมกลืน จากปรากฏการณ์ทางชีววิทยา ที่เรียกว่า “ความต่อเนื่องของการมองเห็น” ร่วมกับการทำให้วัตถุมีการเคลื่อนที่ที่ความเร็วระดับหนึ่ง จนตาของเรามองเห็นว่าวัตถุนั้นมีการเคลื่อนไหว แอนิเมชัน (Animation) หมายถึง กระบวนการที่เฟรมแต่ละเฟรมของภาพยนตร์ ถูกผลิตขึ้นต่างหากจาก กันทีละเฟรม แล้วนำมาร้อยเรียงเข้าด้วยกัน โดยการฉายต่อเนื่องกัน ไม่ว่าจากวิธีการ ใช้คอมพิวเตอร์กราฟิก ถ่ายภาพรูปวาด หรือ หรือรูปถ่ายแต่ละขณะของหุ่นจำลองที่ค่อย ๆ ขยับเมื่อนำภาพดังกล่าวมาฉาย ด้วยความเร็ว ตั้งแต่ 16 เฟรมต่อวินาที ขึ้นไป เราจะเห็นเหมือนว่าภาพดังกล่าวเคลื่อนไหวได้ต่อเนื่องกัน ทั้งนี้เนื่องจาก การเห็นภาพติดตาในทาง คอมพิวเตอร์ การจัดเก็บภาพแบบอนิเมชันที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในอินเทอร์เน็ต ได้แก่เก็บในรูปแบบ GIF MNG SVG และ แฟลช ประเภทและรูปแบบของแอนิเมชัน 1. Drawn Animation คือแอนิเมชั่นที่เกิดจากการวาดภาพหลายๆพันภาพ แต่การฉายภาพเหล่านั้นผ่านกล้องอาจใช้เวลาไม่กี่นาที ข้อดีของการทำแอนิเมชั่นชนิดนี้คือ มีความเป็นศิลปะสวยงามน่าดูชม แต่ข้อเสียคือต้องใช้เวลาในการผลิตมากต้องใช้แอนิเมเตอร์จำนวนมากและต้นทุน ก็สูงตามไปด้วย 2. Stop Motion หรือเรียกว่า Model Animation เป็นการถ่ายภาพแต่ละขณะ ของหุ่นจำลองที่ค่อยๆขยับ อาจจะเป็นของเล่นหรืออาจจะสร้างตัวละครจาก Plasticine วัสดุที่คล้ายกับดินน้ำมันโดยโมเดลที่สร้างขึ้นมาสามารถใช้ได้อีกหลายครั้ง และยังสามารถผลิตได้หลายตัว ทำให้สามารถถ่ายทำได้หลายฉากในเวลาเดียวกัน แต่การทำ Stop Motmotion นั้นต้องอาศัยเวลาและความทุ่มเทมาก เช่น การผลิตภาพยนตร์เรื่อง James and the Giant Peach สามารถผลิตได้ 10 วินาที ต่อวันเท่านั้น วิธีนี้เป็นงานที่ต้องอาศัยความอดทนมาก 3. Computer Animation ปัจจุบันมีซอฟท์ที่สามารถช่วยให้การทำแอนิเมชั่นง่ายขึ้น เช่น โปรแกรม Maya,Macromediaและ 3D Studio Max เป็นต้น วิธีนี้เป็นวิธีที่ประหยัดเวลาการผลิตและประหยัดต้นทุนเป็นอย่างมาก เช่น ภาพยนตร์เรื่องToy Story ใช้แอนิเมเตอร์เพียง 110 คนเท่านั้น

การจัดเก็บเอกสาร

เนื้อหา :
1. การบริหารงานเอกสาร
2. การเก็บเอกสารตามระบบตัวอักษร ชื่อบุคคล และธุรกิจ
3. การเก็บเอกสารตามระบบอักษรชื่อทางภูมิศาสตร์
4. การเก็บเอกสารตามระบบอักษรชื่อเรื่อง
5. การเก็บเอกสารตามตัวเลข
6. ระบบชื่อของเครื่องคอมพิวเตอร์
7. ระบบแฟ้มข้อมูล
8. โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร (Electronic Filing Cabinet 2006)
9. การสร้างเอกสาร PDF ด้วยโปรแกรม Miceosoft Word
10. โปรแกรม Adobe Acrobat Professional
11. โปรแกรม Adobe Distiller
12. โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร INFOMA




การบริหารงานเอกสารและการจัดเก็บเอกสาร
สำนักงานทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาลมักจะมีเอกสารเข้า – ออกหลายประเภทเป็นจำนวนมาก ซึ่งมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกัน เอกสารบางชิ้นมีประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไป นอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ฉะนั้นถ้าสำนักงานแห่งใดต้องการดำเนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้หลักการบริหาร และการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบเพื่อให้นำข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว

ความหมายของคำต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารงานเอกสาร
เอกสาร (Records) หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่น ๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ บัตร เทป หรือไมโครฟิล์ม เป็นต้น
การจัดเก็บเอกสาร (Filling) หมายถึง กระบวนการจัดระบบจำแนกและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบสะดวกในกานำมาใช้เมื่อต้องการ ซึ่งถือว่าเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการบริหารงานเอกสาร (Records management) เท่านั้น
การบริการงานเอกสาร (Records management) หมายถึง การดำเนินงานเอกสารให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามลำดับขั้นตอนคือ การวางแผน การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร การกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสารการเก็บรักษา การควบคุมงานเอกสารและการทำลายเอกสารจึงมีความสัมพันธ์กับเอกสารทุกขั้นตอนตามวงจรเอกสาร (Records cycle) โดยเริ่มจากการสร้างเอกสาร (Created) การจำแนกเอกสารและการนำไปใช้ (Classified and utilization) การจัดเก็บเอกสาร (Stored) การนำกลับมาอ้างอิงเมื่อจำเป็น (Retrieved when necessary) ตลอดจนการเก็บเอกสารกลับคืนหรือ ทำลายเอกสาร (Returned to storage or destroyed) จึงจำเป็นที่จะต้องหามาตรการที่เหมาะสมมาใช้กับขั้นตอนทั้ง 5 ขั้นตอน วงจรเอกสาร ในสหรัฐอเมริกาได้วิจัยต้นทุนการผลิตและการเก็บเอกสารพบว่ามีมูลค่าประมาณ 10-40 % ของต้นทุนในงานสำนักงาน ถ้าสามารถบริการงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้วจะทำให้ต้นทุนด้านนี้ลดลงได้

องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร
การบริหารงานเอกสรในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้ ดังต่อไปนี้
(1) การวางแผน
(2) การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร
(3) การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร
(4) การเก็บรักษา
(5) การควบคุมงานเอกสาร
(6) การทำลายเอกสาร โดยมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้

1. การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร เตรียมวัสดุ อุปกรณ์ และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร เตรียมกำลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งกำหนดนโยบายปฏิบัติงานต่าง ๆ ดังนี้
1) นโยบายของแผน โดยกำหนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสาร โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือจะแยกควบคุมตามหน่วยงานย่อย หรืออาจใช้ทั้ง 2 ระบบ
2) การฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานคนใดที่ได้รับมอบอำนาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชำนาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดำเนินการด้านเอกสาร ถ้าพนักงานไม่มีความรู้ต้องจัดให้มีการฝึกอบรมก่อนเข้ามารับหน้าที่
3) มาตรฐานระบบงาน การบริหารงานเอกสาร จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานอันเดียวกันทั้งระบบ เพื่อให้การบริการและการควบคุมทำได้ง่ายและสะดวก
4) กำหนดสถานที่เก็บเอกสาร สถานที่เก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดส่วนแบ่งให้ชัดเจนลงไปว่า ส่วนใดเก็บเอกสารรอทำลาย ส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ ส่วนใดเป็นงานระหว่างปฏิบัติ โดยให้มีพื้นที่มี่เหมาะสมเพียงพอและให้ความปลอดภัยแก่เอกสาร
5) กำหนดอายุของเอกสาร โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า เอกสารประเภทใดจะต้องเก็บไว้เป็นเวลานานเท่าใดจึงจะทำลาย เอกสารใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไปเอกสารสำคัญมีอะไรบ้าง
6) กำหนดวิธีโอนเอกสาร เพื่อให้มีที่เก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอเมื่อเอกสารใดใช้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว ควรโอนไปยังที่เก็บเอกสารเฉพาะซึ่งจัดไว้โดยอาจโอนเป็นงวด ๆ หรือโอนต่อเนื่องเรื่อย ๆ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร ลักษณะของงานจำนวนพนักงานที่ดูแล ตลอดจนนโยบายของผู้บริหารและวิธีการปฏิบัติงาน
7) การกำหนดเอกสารสำคัญ องค์การทุกแห่งย่อมจะมีเอกสารสำคัญเฉพาะของตนเองและเอกสารบางฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้ ดังนั้นจึงต้องป้องกันความไม่ปลอดภัยต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร นอกจากนั้นเอกสารอื่น ๆ ก็อาจจำเป็นต้องเก็บไว้ เพื่อให้อ้างอิงตลอดไปเช่นกัน
8) กำหนดวิธีการประเมินผลเพื่อหาข้อบกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร อาจทำได้ทั้งขณะวางแผน กำลังปฏิบัติการตามแผน และเมื่อสิ้นระยะเวลาของแผนแล้ว ซึ่งถ้าประเมินดูแล้วพบว่าไม่เป็นที่พอใจก็จะปรับปรุงให้ดีขึ้น

2. การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร เป็นการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ
ของผุ้ปฏิบัติงานเอกสารและกำหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก้บไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียวกัน (Centralization filing) เก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ (Decentralization filing) หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่าง ๆ โดยพิจารณาถึงข้อดีของแต่ละกรณีดังนี้
1) การเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง มีข้อดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทำงานน้อย บุคลากรมีความชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธิภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ ส่วนข้อเสียก็คือ หน่วยงานต่าง ๆ เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจะขาดความคล่องตัวในการทำงาน
2) การเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ มีข้อดี คือ เหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับ การเก็บและการนำออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว แต่มีข้อเสียก็คือ วัสดุ อุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ ทำให้ไม่ประหยัดและวิธีปฏิบัติงานอาจแตกต่างกัน
3) การเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์และหน่วยงานต่าง ๆ (Centralization and decentalization filing) การจัดเก็บวิธีนี้มีวัตถุประสงค์จะขจัดข้อเสียของทั้ง 2 วิธี การจัดแบบนี้อาจทำได้ดังนี้
(1) ให้หน่วยงานต่าง ๆ เก็บเอกสารของตน และเพื่อให้เกิดการประสานงานกัน และถือปฏิบัติเป็นระบบเดียวกันก็จะจัดให้มีศูนย์กลางการควบคุมทำหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสารขององค์การ
(2) แบ่งเอกสารส่วนหนึ่งเก็บแบบผสม ส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง และอีกส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งนี้ต้องพิจารณาถึงลักษณะของงานและประเภทของเอกสารที่จัดเก็บ

3. การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นการกำหนดว่าจะจำแนกเอกสารตามระบบใดระบบ
หนึ่ง และกำหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น ซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสารและกระบวนการจัดเก็บเอกสาร

4. การเก็บรักษา การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ และเก็บเมื่อปฏิบัติ
เสร็จเรียบร้อยแล้ว วิธีเก็บรักษา มีดังนี้
1) การเก็บในระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้
2) เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา

5. การควบคุมงานเอกสาร เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่า
จะเป็นการคิด ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ ทำสำเนา ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การเสนอ การรับ การอ้างอิง แล้วจึงนำไปเก็บรักษา เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก เนื่องจากมีการใช้เกินความจำเป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน อีกปัญหาหนึ่งก็คือ การขอยืมเอกสารอันจะนำมาซึ่งการคอย การทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้น ทำให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอื่น ๆ ขอยืมเอกสารของตน และได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม กำหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป เพื่อป้องกันการลืม การสูญหาย เป็นต้น นอกจากหน้าที่ดังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น เช่น การกำหนดศูนย์กลางการควบคุม การให้คำแนะนำ การัดระบบ การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร โดยอธิบายถึงนโยบายการบริหาร การจัดระบบและวิธีการัดเก็บเอกสารแก่พนักงาน เป็นต้น

6. การทำลายเอกสาร เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือเาหรือโดยวิธีอื่น ๆ ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย มีข้อพิจารณาดังนี้
1) เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้ มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา
2) เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก
3) แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร

ดังนั้นปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ เอกสารใดควรทำลายทิ้ง สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือ ความสำคัญของเอกสารนั้น ๆ จึงได้กำหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็น 5 ประการ คือ
1) คุณค่าทางกฎหมาย ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งสิ้น ซึ่งจะนำไปแสดงต่อศาลได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น
2) คุณค่าทางด้านการบริหาร เอกสารประเภทนี้มักได้แก่ ระบบคำสั่งคู่มือ การปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติต่อ ๆ ไป
3) คุณค่าทางวิจัย ได้แก่ ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้ ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงาน หรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง
4) คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น ฯลฯ ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์ เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย ไม่ว่าบริษัทนั้น ๆ จะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้ว
5) คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ทั่วไป รวมทั้งคำปราศรัย สุนทรพจน์ ฯลฯ ซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี

อายุการเก็บเอกสาร จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกำหนดให้เก็บไว้นานเท่าใด และไม่สิ้นเปลืองเนื้อที่หรือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ รวมทั้งความจำเป็นในการใช้เอกสาร และอายุความของการฟ้องร้องทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น
แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร มีดังนี้
1) ตามพระราชบัญญัติการบัญชี ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี นับแต่วันปิดบัญชี
2) ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์ ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารการลงบัญชีสำหรับปีนั้นมาแล้วไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี หรือวันที่ลงรายการครั้งสุดท้ายในบัญชีเงินสด ในกรณีที่ไม่มีการปิดบัญชีต้องมีหนังสือของกรมสรรพากร แสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้ว สำหรับปีนั้น ๆ และมีการยื่นคำของอนุญาตต่อสำนักงานบัญชีกลางก่อนทำลาย
3) ตามกฎหมายแรงงาน ให้นายจ้างซึ่งมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปเป็นประจำ จัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้างเป็นภาษาไทยและเก็บไว้ ณ สถานที่ทำงานพร้อมที่จะให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้ทะเบียนลูกจ้างนั้น อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้ ชื่อ – สกุล เพศ สัญชาติ วันเดือนปีเกิด อายุ ที่อยู่ปัจจุบัน วันที่เริ่มจ้าง อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทน วันสิ้นสุดของการจ้าง ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี นับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้างให้นายจ้างแก้ไขเพิ่มเติมทะเบียนลูกจ้างให้แล้วเสร็จภายใน 14 วัน นับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น สำหรับเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา และค่าทำงานในวันหยุดนั้น อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้ วันและเวลาทำงาน ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้าง ค่าจ้าวตามผลงาน (เป็นหน่วย) ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุด ลายมือลูกจ้างลงชื่อรับเงิน
4) เอกสารที่ต้องเก็บเอาไว้ตลอดไป ได้แก่ เอกสารก่อตั้งบริษัท ทะเบียน หุ้นส่วนทะเบียน และข้อปฏิบัติต่าง ๆ รวมทั้งรายงานการประชุม
5) เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10 ปี ได้แก่ เอกสารประกอบการลงบัญชี เอกสารการชำระภาษีอากร ใบเสร็จรับเงิน
6) เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 5 ปี ได้แก่ สัญญาเงินกู้ที่ชำระเสร็จสิ้นแล้ว หลักฐานการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน
7) เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 1 ปี ได้แก่ เอกสารทั่วไปที่ไม่มีความสำคัญ
8) เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 2 ปี ได้แก่ หลักฐานการจ่ายค่าแรง บริการ ค่าเช่าต่างๆ และทะเบียนประวัติพนักงานที่ออกแล้ว

หลักการเก็บที่กล่าวมาข้างต้นเป็นหลักเกณฑ์ทั่วๆ ไป แต่สำหรับการประกอบธุรกิจในกิจการแต่ละ
แห่งอาจไม่เหมือนกัน ซึ่งผู้ดูแลรับผิดชอบควรจะได้มีการปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร เพื่อให้ทราบนโยบายการเก็บรักษาเอกสารด้วยจะสามารถลดความวุ่นวายตามมาในภายหลัง
มาตรการและขั้นตอนในการทำลายเอกสาร เอกสาร เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรจะทำลายไม่ปล่อยทิ้งไว้ แต่การทำลายต้องมีหลักเกณฑ์ ต้องควบคุมกันอย่างรัดกุม นับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนกระทั่งการทำลายเสร็จ มิฉะนั้นอาจเกิดความเสียหายตามมา คือ ความลับรั่วไหล เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์และเอกสารอาจถูกทำลายโดยเจตนา
การที่ความลับจะรั่วไหลไปได้อาจมีผู้หยิบเอกสารบางอย่างไปตอนกำลังขนย้ายหรือเอกสารที่หลงเหลือจากการทำลายกลายไปเป็นหลักฐานสำคัญของคู่แข่งขันไป ข้อเสนอแนะในการทำลายเอกสารมีดังนี้
1) เอกสารสำคัญที่ถูกทำลายไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจเกิดขึ้นได้ถ้าไม่เอาใจใส่ให้ดีพอ เช่น เวลาต้องการทำลายเอกสารจำนวนมาก ๆ อาจมองแค่ผ่าน ๆ ไป โดยไม่พิจารณาให้ละเอียด ดังนั้นจึงมีโอกาสที่เอกสารสำคัญ ๆ จะหลงหูหลงตาถูกทำลายไปด้วย
2) เอกสารถูกทำลายโดยเจตนาอาจมีใครที่แอบเอาหลักฐานสำคัญที่จะทำลายหลักฐานมาให้ผู้รับผิดชอบนำไปทำลายด้วย
3) เพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้น จึงได้กำหนดขั้นตอนการทำลายไว้ดังนี้
ขั้นแรก ต้องทำเรื่องของอนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้น ๆ แล้ว จะได้ไม่เป็นการทำลายเอกสารโดยพลการ นอกจากนี้เวลามีคดีอะไรเกิดขึ้นภายหลังก็สามารถอ้างได้ว่ารับคำสั่ง
มา
ขั้นที่สอง ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลายโดยให้ผู้รับผิดชอบและเจ้าของอกสารมาร่วมพิจารณาพร้อม ๆ กัน ตัวแทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตัดปัญหาการทำลายเอกสารโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ได้
ขั้นที่สาม หลังจากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทำลายได้ก็จะเป็นขั้นตอนทำลายเอกสาร ซึ่งจะต้องควบคุมการทำลายตั้งต้นจนจบ เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา เช่น ไม่ปรากฏข้อความใด ๆ หลงเหลือให้ใครนำไปใช้ประโยชน์ได้อีก ขั้นสุดท้าย เมื่อเอกสารถูกทำลายเรียบร้อยแล้วก็ควรทำรายงานเพื่อเสนอต่อผู้บริหารเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป

เครื่องทำลายเอกสาร (Shredder) วิธีการกำจัดเอกสารในสำนักงานที่ไม่ใช้แล้ว อาจทำโดยขยำทิ้งลงตะกร้าผงหรือเผาทิ้งไปก็ได้ แต่สำหรับวิธีแรกย่อมไม่ใช่วิธีที่ดี หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความลับของบริษัทเพราะความลับอาจรั่วไหลได้ ส่วนวิธีกำจัดด้วยการเผาทิ้งก็ยุ่งยาก เนื่องจากต้องจัดหาสถานที่เผาให้เหมาะสมซึ่งควันและกลิ่นจะไม่ไปรบกวนใคร ดังนั้นวิธีที่น่าจะสะดวกด้วยและปลอดภัยก็คือ ใช้เครื่องทำลายเอกสารนั้นเอง เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายเอกสารทั่วไปได้ประมาณครั้งละ 11 แผ่น โดยใช้ความเร็วประมาณนาทีละ 11 เมตร จะเหลือเอกสารที่ถูกทำลายแล้วเพียง 2 มิลลิเมตร (ถ้าเป็นระบบธรรมดา) แต่ถ้าเป็นระบบครอสคัทจากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลิปกระดาษหรือลวดเย็บ ซึ่งติดไปกับเอกสารได้โดยไม่ทำให้ใบมีดสึกหรอ ระบบควบคุมการทำงานของเครื่องเป็นระบบไร้เสียงรบกวน มีระบบเดินหน้า – ถอยหลัง (แก้ปัญหากรณีที่กระดาษติด) และมีระบบสวิตซ์อัตโนมัติ ซึ่งเพียงเปิดเครื่องทิ้งไว้แล้วป้อนกระดาษ สวิตซ์ดังกล่าวจะควบคุมการเปิด – ปิด เครื่องเองโดยอัตโนมัติ (จะทำการตัดไฟให้ทันที่ที่หยุดป้อนกระดาษ) เศษเอกสารที่ถูกทำลายแล้วจะถูกบรรจุในถุงพลาสติดที่ติดอยู่กับตัวเครื่อง

ระบบการจัดเก็บเอกสาร
เอกสารมีความสำคัญต่อกิจการ ในระยะเริ่มแรกของการตั้งสำนักงานใหม่ ความสำคัญของการเก็บเอกสารยังมีไม่มากนัก แต่เมื่อหน่วยงานมีอายุมากขึ้นและมีขนาดใหญ่ขึ้น ปริมาณเอกสารจะเพิ่มขึ้นตามการจัดเก็บเอกสารและการบริหารเอกสารจึงมีความสำคัญต่อกิจการเพราะกิจการต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์และนำผลของการวิเคราะห์มาพิจารณาแก้ไขปรับปรุงกิจการ




เรื่อง ระบบการเก็บเอกสาร
ระบบการเก็บเอกสาร แบ่งออกได้เป็น 4 ระบบ คือ
1. การเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร (Alphabetic Filling Method) เป็นการจัดเรียงแฟ้มเอกสารและนำเอกสารเข้าแฟ้ม เรียงตามตัวอักษรโดยใช้อักษรตัวหน้าเป็นหลักนำ แล้วถือเอาอักษร 2ตัวหลังเป็นหลักรองลงมา การเรียงลำดับตัวอักษรนี้ เป็นวิธีที่จัดและเข้าใจได้ง่ายกว่าวิธีอื่นๆ ดังเช่น สมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ มีการจัดเรียงรายชื่อตามลำดับตัวอักษร ในพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถานก็ได้ใช้การเรียงตามตัวอักษรเช่นเดียวกัน
วิธีการจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษรนี้หมายถึงระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟ้มตามลำดับตัวอักษรไทยหรืออังกฤษของชื่อคนหรือชื่อหน่วยงาน แต่ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงหลักพจนานุกรม และการแบ่งหน่วยดัชนี หมวดการจัดเก็บเอกสารวิธีรที่พยัญชนะต้นของหน่วยดัชนีหน่วยที่ 1 ใน
แฟ้มหนึ่งๆ จะมีเอกสารของคนๆ เดียวหรือหน่วยงานเดียว แต่มีหลายเรื่อง
ถ้าเลือกใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร ชื่อแฟ้ม บัตรนำ บัตรดัชนี บัตรอ้างอิง ก็จะต้องใช้ระบบเรียงตามตัวอักษรเหมือนกันหมด และหน้าตู้เก็บเอกสารของแต่ละลิ้นชักจะต้องมีช่องใส่บัตรแนะนำ ซึ่งจะต้องใช้ตัวอักษรอย่างเดียวกัน
หลักของพจนานุกรมที่สำคัญมีดังนี้
1. พยัญชนะลำดับตามตัวอักษร ไม่ได้ลำดับตามเสียง
2. สระลำดับตามรูปสระ ไม่ได้ลำดับตามเสียง อ ว ย นับเป็นพยัญชนะ
3. พยัญชนะกับสระผสมกัน ลำดับพยัญชนะก่อน
4. ตัววรรณยุกต์ ตัวทัณฑฆาต การันต์ ไม่ได้จัดเข้าในการพิจารณาลำดับ
2. การเก็บตามชื่อภูมิศาสตร์ ( Geographic Filing Method) เป็นระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟ้มตามชื่อหน่วยงาน ซึ่งพิจารณาว่าอยู่ในภูมิภาค เช่น เขต จังหวัด อำเภอ ตำบล ถนน ฯลฯ ซึ่งลักษณะการจัดเก็บเอกสารจะต้องใช้ร่วมกับวิธีการจัดเก็บแบบอื่นด้วย กล่าวคือ เมื่อจัดเก็บเอกสารตามชื่อตำบลที่ตั้งแล้ว ก็จะต้องเรียงตามตัวอักษรอีกด้วย ธุรกิจที่มีสาขาประจำอยู่ตาม
ภูมิภาคต่างๆ ใช้วิธีการจัดเก็บเอกสารตามลักษณะภูมิศาสตร์จะเหมาะสมที่สุด กรณีตัวอย่าง
บริษัทที่มีตัวแทนขายอยู่ในจังหวัดต่างๆ แต่ละจังหวัดก็มีตัวแทนขายหลายราย อาจจะเก็บเรื่องของตัวแทนขายหลายๆ รายนั้นภายใต้ดัชนีชื่อจังหวัดเดียวกัน แล้วจัดเอกสารของตัวแทนแต่ละรายนั้นไว้ในแฟ้มเดียวกัน
3 . การเก็บตามหัวข้อเรื่อง ( Subject Filling Method ) เป็นการจัดเก็บเรื่องแฟ้มเอกสารและ
จัดเอกสารเข้าแฟ้ม ที่ยึดชื่อเรื่องเป็นหลัก โดยจะรวบรวมเอกสารเป็นหมวดหมู่ตามชื่อเรื่องเป็นเรื่องๆ ไป และเรียงตามลำดับวันที่ เช่น เรื่องการก่อสร้าง ก็จะมีเอกสารเกี่ยวกับการก่อสร้างเก็บเรียงอยู่ในแฟ้มเดียวกัน คือ แฟ้มก่อสร้าง และอาจแยกแหล่งเก็บออกไปอีก ถ้าเอกสารที่จัดเก็บมีปริมาณมากพอที่จะสามารถแยกชื่อเรื่องย่อยๆ ออกไปได้อีก โดยแยกแหล่งเก็บหลัก และแหล่งเก็บรอง ดังที่ได้เคยกล่าวมาแล้วในตอนต้น แหล่งเก็บรองนี้จะเก็บเอกสารที่ใช้อ้างอิง เช่นเดียวกัน ตัวอย่างเช่น
แหล่งเก็บหลัก
การก่อสร้าง
แหล่งเก็บรอง
เครื่องมือการก่อสร้าง
อุปกรณ์การก่อสร้าง
วัสดุก่อสร้าง
วิธีตั้งหมวดหมู่ มีข้อควรพิจารณาดังนี้
1. อย่าตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายกว้างหรือแคบเกินไป
2. อย่าตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายซ้อนกันหรือคล้ายคลึงกัน
3. ชื่อหมวดหมู่ควรจะสั้นและเป็นที่นิยม
4. ควรมีหมวดเบ็ดเตล็ดเป็นหมวดสุดท้าย
ในแฟ้มหนึ่งๆจะมีเอกสารประเภทเรื่องเดียวกัน แต่มีจากหลายคนหรือหลายหน่วยงาน
อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารตามชื่อเรื่อง ก็จะต้องจัดเรียงลำดับตามตัวอักษรด้วยเหมือนกัน ชื่อเรื่องนี้อาจจะเป็นชื่อกิจการห้างร้าน ชื่อเรื่องราวที่ติดต่อธุรกิจกัน ฯลฯ สุดแท้แต่ความจำเป็นของธุรกิจ โดยพิจารณาตามเนื้อหาสาระของเอกสารเป็นสำคัญ
4.การเก็บตามตัวเลข ( Numeric Filing Method) เป็นระบบการจัดเก็บเอกสารที่เรียงแฟ้มตามตัวเลข หรือรหัสของหมดหมู่ แฟ้ม เนื่องจากเอกสารบางอย่างไม่เหมาะสมที่จะจัดเก็บตาม 2 วิธี
ข้างต้น การใช้รหัสตัวเลขกำกับนั้น พนักงานจัดเก็บเอกสารต้องคิดรหัสตัวเลขกำกับที่เป็นที่เข้าใจ
กันทุกฝ่าย ธุรกิจบางอย่างบางประเภท ควรใช้การเก็บเอกสารตามตัวเลข เนื่องจากต้องการรักษา
ความปลอดภัย และเสถียรภาพของธุรกิจ เช่น สำนักงานทนายความ บริษัทประกันภัย
บริษัทโฆษณา สำนักงานวิศวกร ฯลฯ การจัดเก็บเอกสารตามตัวเลข จะต้องมีการจัดเรียงตามลำดับก่อนหลังเช่นเดียวกัน

สอบกราฟิค พค.24

เลือกรูปต่อไปนี้แล้วตกแต่งให้สวยงาม

งาน พค.33 17 มิถุนายน

รายวิชา การประมวลผลข้อมูลอิเล็คทรอนิกส์ มีหัวข้อดังต่อไปนี้
1. ความรู้พื้่นฐานการสื่อสาร
2. การประมวลผลข้อมูลกับการสื่อสารข้อมูล
3.ช่องทางการสื่อสารข้อมูล
4. อุปกรณ์การสื่อสารข้อมูล
5.เครือข่ายคอมพิวเตดร์

งานพค.21

งานวิชาฮาร์ดแวร์และยูทิลิตี้ พค.21
ให้นักศึกษาสรุปส่ง วันจันทร์ ที่ 13 มิถุนายน 2554
ส่วนประกอบของคอมพิวเตอร์